Проектът е временно начинание, целящо създаването на уникален продукт, услуга, или резултат. Поради своята краткосрочност, проектите предполагат залагането на определени начало и край. Краят на един проект е достигнат, когато неговите цели са реализирани или когато се вземе решението проектът да бъде прекратен, тъй като заложените цели не биха могли да бъдат осъществени. Въпреки, че проектите се характеризират като краткосрочни, не е задължително условие те да бъдат завършени в кратки срокове.

Проектът може да създаде:
• Продукт, който може да бъде компонент на друг продукт или да бъде самостоятелен,
• Възможност за извършването на определен вид услуга (напр. бизнес функция, която спомага производството или дистрибуцията), или
• Резултат, който се проявава под формата на последствие или документ (напр. изследователски проект, който осигурява информация относно наличието или полезността на някакви текущи и обществено полезни направления)
Примерите за проекти включват, но не се ограничават само със следните:
• Разработването на нов продукт или услуга;
• Въвеждането на устойчиви промени в структурите, персонала или стила на работа в организацията;
• Разработването или придобиването на нови модифицирани информационни системи;
• Построяването на сграда или инфрастурктура, или
• Въвеждането на нови бизнес процеси или процедури.

Управлението на проекти се характеризира с прилагането на знания, умения, инструменти и техники, които да спомогнат достигането на проектните цели. Управлението на проекти се осъществява чрез прилагането на пет вида групи от процеси:
• Начало;
• Планиране;
• Изпълнение;
• Мониторинг и контрол;
• Край.
Управлението на проекта обикновено включва:
• Дефиниране на изискванията;
• Вземане под внимание различните нужди, интереси и очаквания на заинтересуваните страни в хода на планирането и реализирането на проекта;
• Открояване и превъзмогване на възможните ограничения пред проекта, като например: Обхват, Качество, План разписание, Бюджет, Ресурси и Риск.

• Необходимост от проекта – кандидатът трябва да има реална нужда от изпълнението на проекта (инвестицията), като се има предвид, че хоризонтът за реализация е около 18 – 20 месеца. Най-често допусканата грешка от кандидати по процедурите е да участват, защото: – „Наши приятели са участвали“, „За да усвоим и ние средства“, „Защото се дават пари безвъзмездно“. При тези грешки често се пропуска факта, че фирмата сама трябва да осигури цялото финансиране с включеното ДДС, а едва след няколко месеца ще получат безвъзмездната помощ в съответния размер, съгласно договореното финансиране.
• Допустимост на проекта – инвестицията , която кандидатът предвижда да извърши трябва да отговаря на изискавнията на обявената процедура.
• Допустимост и категория на предприятието – кандидатът трябва да отговаря на изискванията за допустимост на кандидата в зависимост от обявената процедура. В зависимост от категорията на предприятието се определя и безвъзмездната помощ. Често допускани грешки са микропредприятия (с персонал до 10 човека) и са регистрирани в селска община кандидатстват по програма „Конкурентоспособност“ или нямат необходимия брой завършени финансови години, а настояват да кандидатстват.
• Код на икономическата дейност – дейността на кандидата трябва да отговаря на допустимите за процедурата дейности, като следва да се обърне специално внимание на приоритетни икономически сектори, респективно кандидати, защото те ще получат приоритет при оценката на проектното предложение, измествайки останалите кандидати.
• Финансови показатели – на базата на годишните финансови отчети, обикновено за последните 3 финансови години, се прави обективна оценка на предприятието по предварително зададени критерии за финансово-счетоводен
анализ на предприятията. Изключително препоръчително е дружеството да е имало растящи показатели през всяка следваща година спрямо предходната, което да позволи получаването на максимален резултат при тази оценка.
• Изрядност – когато говорим за изрядност следва да имаме предвид, отговорността на кандидатите при плащанията на техните задължения към местния и републиканския бюджет – данъци, такси, здравни и осигурителни плащания, ДДС.
• Дългосрочно мислене – при реализацията на проекти или поредица от проекти по програмите за финансиране кандидатите следва да имат предвид, че кандидатстването и получаването на помощта е дълъг процес, т.е. изисква се добра прогноза за очакванията в средносрочен план по отношение на реализирането на нови продукти и услуги и необходимите за създаването им ресурси. В дългосрочното мислене е изключително важно постигането на добри финансови показатели и изрядност на кандидата. При всяко положение ефектът от плащането на корпоративен данък ще има по-голям ефект при кандидатстване, отколкото „спестяването“ на данъци.

1. Удостоверение от НСИ за кода на икономическата дейност ОПР и СБ – тези документи са необходими преди стартирането на проектното предложение. Тези документи ще позволят извършването на предварителен анализ на дружеството и проверка за допустимостта съгласно изискванията за допустимост на кандидатите, т.е. каква е икономическата дейност, която те извършват. Много често производствени фирми не водят коректно счетоводство и подават неправилно попълнени отчети пред НСИ, откъдето издават удостоверение, което не отговаря на дейността на фирмата и съответно тя не отговаря на изискванията на процедурата. С оглед на превантивно установяване на тези пропуски е необходимо документът да бъде подготвен в най-ранна фаза при вземане на решение за кандидатстване. В зависимост от процедурата за кандидатстване може да бъде необходимо да се представят и някои специфични документи.
2. Оферти – това е най-простата, но в същото време практиката ни показа, че е и най-сложната част от фазата на подготовка на кандидата при кандидатстване. Офертите са необходими за формиране на бюджет и също при описание на планираните за закупуване активи. Опитът показва, че до последно се променят оферти, появяват се по-добри доставчици или при по-изгодни условия и т.н.
3. Декларациите са част от придружителните документи към проектното предложение – изготвят се на базата на представени от кандидата документи, както и на документи за свързаните с него лица.
4. Проектно предложение и бюджет – за подготвянето на качествен проект е необходимо представянето на подробна информация от страна на кандидата и касаеща дружеството – описание на дейността, продуктите и пазарни дялове, клиентите, доставчиците, стратегии за развитие и устойчивост, описание на сертификати, изпълнени инвестиции в миналото и други. Представянето на тази информация в проектното предложение трябва да бъде точна, стегната и най-често кратка.
5. Готов проект – проектът следва да бъде подписан и подпечатан на указаните места. Копията трябва да бъдат заверени. Подаването се извършва на посочен адрес и не по-късно от указания срок. Проекти, подадени след крайния срок няма да бъдат разглеждани.

1. Дефиниране на нуждите и ограниченията в компанията – в тази фаза в рамките на самото предприятие следва да бъдат анализирани първо ограниченията пред предприятието и след това възможните решения, т.е. от какво има нужда дружеството – ново оборудване, софтуер, сертификат или друго.
2. Вземане на решение за изготвяне на проект – в тази фаза предприятието решава, че има готовност за закупуване на необходимите активи. Препоръчително е в тази фаза предприятието да се запознае с възможностите за кандидатстване – програми и процедури, изисквания към придприятията, допустими разходи и дейности, срокове за кандидатстване и за изпълнение на проекта, размер на финнасирането, интензитет на помощта, отчетност и видовете плащания и банкова гаранция.
3. Отворена процедура за кандитастване и изготвяне на проект – обикновено срокът за кандидатстване е ограничен във времето в порякъда на 2-3 месеца. В тази връзка е необходимо да се работи в ограничен срок и по-бързи темпове. За целта трябва да се съберат и представят документи и информация от страна на кандидата към консултанта. Документите са ГФО, код от НСИ, оферти за ДМА и ДНА, а информацията е свързана с предприятието (дейност, пазари, клиенти, конкуренти, инвестиции, сертификати и други). изготвяне на проект включва цялостната подготовка на проектното предложение, бюджета, декларации и всички необходими придружетелни документи.
4. Оценка на проект – в тази фаза проектното предложение се разглежда от оценителна комисия. След около 5-6 месеца комисията излиза с решение за класирането на подадените проектни предложения. В процеса на оценката се преминава през различни етапи на оценка и комисията може да изиска допълнително представяне на документи.
5. Одобрение на проект и сключване на договор след одобрение на проектното предложение се сключва договор между договарящата институция и бенефициента.
6. Управление на проект – Изготвя се график за провеждане на тържни процедури, изготвяне на тръжна документация, провеждане на търг, избор на изпълнител, договор, протокол за доставка и въвеждане на активи в експлоатация, отчитане на проекта и получаване на плащане .
7. Отчитане на проект – подготвя се финален технически и финансов отчет. В тази част се представя изпълнението на заложените в проекта цели и постигнатите резултати. Извършва се финансов одит от независим експерт счетоводител.

1. Авансово плащане – получава се след подписването на договора за безвъзмездна помощ. За целта е необходимо да се представи банкова гаранция пред министерството. Банковата гаранция може да бъде получена от всяка банка, срещу ипотека или залог. Банковата гаранция е най-евтиният вариант за получаване на финансов ресурс.
2. Междинно плащане – в резултат от извършено авансово плащане към доставчика или завършен етап от проекта може да бъде поискано междинно плащане. За целта се изготвя междинен отчет.
3. Финален отчет – след приключване на проекта се извършва одит от независим експерт счетоводител. Финалният отчет, заедно с одитния доклад се представят в министерството за финално плащане. След одобрение на финалния отчет следва и окончателното плащане. Обикновено срокът за финалното плащане е 40-60 дни след подаване на финалния отчет.